Od marca 2013 zmiany w delegacjach krajowych i zagranicznych.

Z początkiem marca wejdzie w życie nowelizacja przepisów dotyczących podróży służbowych zarówno krajowych jak i zagranicznych.

Z dniem 1 marca 2013 roku wejdą w życie długo oczekiwane zmiany w przepisach dotyczących krajowych podróży służbowych. Projekt MPiPS określa nową wysokość diet oraz nowe warunki ustalania należności przysługujących podróżującym służbowo pracownikom, zatrudnionym zarówno w instytucjach publicznych, jak i firmach prywatnych.

Aktualnie kwestię podróży służbowych regulują dwa rozporządzenia wydane przez Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej – jedno z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. nr 236 poz. 1990), drugie poza granicami kraju (Dz.U. nr 236 poz. 1991). Od marca zastąpi je jedno zbiorcze rozporządzenie MPiPS z dnia 29 stycznia 2013 roku regulujące zarówno problematykę krajowych jak i zagranicznych podróży służbowych.

Nowa, wyższa kwota diety

W związku z nowelizacją zmieni się wysokość diety krajowej zapisanej w rozporządzeniu, która wzrośnie z dotychczasowych 23 zł do 30 zł, a także sposób wyznaczania wysokości diety, w przypadku, gdy pracownik ma już zapewnione wyżywienie.

Obecne przepisy przewidują jedynie, że dieta nie przysługuje, gdy pracownik ma zapewnione całodniowe wyżywienie. Nie wyjaśniają więc, jak postępować w przypadku, gdy pracownik miał zapewnione jedynie śniadanie lub obiad.

W myśl zaproponowanych regulacji, dieta pracownika, któremu zapewniono częściowe wyżywienie, będzie zmniejszana o koszt bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

śniadanie – 25% diety,
obiad – 50% diety,
kolacja – 25% diety.

Przy czym warto zaznaczyć, że w przypadku korzystania pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewnione jest całodobowe bądź częściowe wyżywienie, wysokość diety podlega również obniżeniu w zależności od zakresu zapewnionego wyżywienia.

Nowe zasady obliczania należności z tytułu diet

Zmianie ulegnie również sposób obliczania należności powstałych z tytułu podróży krajowej. Zgodnie z obowiązującymi przepisami należność tą oblicza się za czas od rozpoczęcia (wyjazdu), do powrotu (przyjazdu) – po wykonaniu zadania służbowego biorąc pod uwagę czas jej trwania. Od marca przepisy te zmienią się w sposób następujący:

Jeżeli podróż służbowa będzie trwała nie dłużej niż dobę i wyniesie:

mniej niż 8 godzin – dieta nie będzie przysługiwała,
od 8 do 12 godzin – będzie przysługiwała dieta w wysokości 50%,
ponad 12 godzin – będzie przysługiwała dieta w pełnej wysokości.

Bez zmian pozostaną zasady rozliczania podróży służbowej trwającej dłużej niż dobę. Za każdą dobę nadal będzie przysługiwała dieta w pełnej wysokości, natomiast za dobę niepełną ale rozpoczętą:

do 8 godzin – dieta w wysokości 50%,
ponad 8 godzin – dieta w pełnej wysokości

Wyższy ryczałt z tytułu delegacji

Nowe przepisy nie dotyczą jednak kwestii ryczałtów. Zostają one w zasadzie analogiczne do dotychczas obowiązujących przepisów. Na zmianę ich wysokości wpłynie jednak podwyżka diety. I tak od 1 marca 2013 roku kwoty ryczałtu będą następujące:

na pokrycie kosztów dojazdu środkami komunikacji miejskiej (20% diety) – 6 zł (obecnie 4,60zł),
na pokrycie kosztów noclegu (150% diety) – 45 zł (obecnie 34,50 zł).

Ograniczony zwrot kosztów noclegowych

Nowe przepisy wprowadzają również pewnie obostrzenia w zakresie zwrotu kosztów noclegowych poniesionych przez pracownika. Zgodnie z nimi pracownik otrzyma zwrot kosztów noclegu w wysokości potwierdzonej rachunkiem – jednak nie większej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety, a więc 600 zł. Warto przy tym pamiętać, że są to jedynie normy semiimperatywne. Zatem w uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na pokrycie kosztów przekraczających wskazany limit.

Zwrot kosztów delegacji bez możliwości ich udokumentowania

Liczne wątpliwości wśród pracowników budziła również kwestia nieudokumentowania przez pracownika kosztów odbycia podróży służbowej i konieczności zwrotu poniesionych przez niego kosztów. MPiPS, idąc naprzeciw pracodawcom, w nowym rozporządzeniu dodało ust. 3 do par. 5, zgodnie z którym w przypadku nieprzedstawienia przez pracownika biletów, rachunków poświadczających poniesione wydatki, bądź udokumentowania nimi tylko części poniesionych kosztów, pracownikowi nadal będzie przysługiwało prawo do zwrotu nieudokumentowanych kosztów przejazdu, w wysokości ceny biletu środka transportu określonego przez pracodawcę, z uwzględnieniem posiadanych przez pracownika ulg na przejazd. Jak twierdzi Ministerstwo kluczowym zadaniem była w tym przypadku zmiana brzmienia części tego przepisu z obecnego ,,jeżeli uzyskanie dokumentu nie było możliwe …’’ na ,,jeżeli przedstawienie dokumentu nie jest możliwe …’’.

Zmiany dotkną jednak również podróżujących służbowo pracowników poza granicami kraju, zatrudnionych zarówno w instytucjach publicznych, jak i firmach prywatnych.

Więcej niż jedno państwo docelowe

Kolejnym udogodnieniem umieszczonym w nowelizacji jest możliwość ustalenia przez pracodawcę więcej niż jednego państwa docelowego podróży służbowej pracownika, w przypadku, gdy wykonuje on pracę w więcej niż jednym kraju. Pozwoli to uniknąć dotychczasowych wątpliwości pracodawców, co do stawki diety pracownika przemieszczającego się np. pomiędzy trzema państwami.

Zwrot kosztów leczenia pracownika za granicą ze środków pracodawcy

Nowelizacja doprecyzowała również zasady zwrotu kosztów leczenia chorego pracownika poza granicami kraju. Nowym paragraf wskazuje, że zwrot kosztów odbywa się ze środków pracodawcy, z wyjątkiem świadczeń gwarantowanych udzielnych zgodnie z przepisami o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego w Unii Europejskiej.

Bez zmian pozostał dotychczasowy przepis mówiący, że nie podlegają zwrotowi koszty leków, których nabycie poza granicami kraju nie było konieczne, koszty zabiegów chirurgii plastycznej i kosmetycznej oraz nabycia protez ortopedycznych, dentystycznych lub okularów.

Zaliczka na wyjazd w walucie polskiej i obcej

Nowe przepisy regulują również kwestię w jakiej walucie ma być wypłacana zaliczka na zagraniczny wyjazd służbowy pracownika. W myśl art. 20 ,,pracownik otrzymuje zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży zagranicznej, w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów’’. Jeżeli pracownik wyrazi zgodę zaliczka może być wypłacona w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej, wg. średniego kursu złotego w stosunku do walut obcych określonego przez NBP z dnia wypłaty zaliczki.

Nowe przepisy wejdą w życie z dniem 1 marca 2013 roku.

źródło: www.vat.pl z dn. 31.01.2013 r. i 01.02.2013 r.

copyrigth © 2013-2014 FABER